Способы конвертации документа Word в Excel: копирование и преобразование

В некоторых ситуациях, у пользователей возникает вопрос, как перенести Excel в Word для того, чтобы вставить данные из табличного редактора в текстовый документ. К сожалению, нет простого ответа на вопрос о том, как Эксель перевести в Ворд, потому что не получится сохранить файл из одного формата в другой формат.

В Microsoft Excel, в основном, используется два типа форматов файлов: «.xlsx» (современный формат) и «.xls» (использовался в версиях Excel 1997-2003). Документы Microsoft Word имеют два основных формата файлов: «.docx» (современный формат) и «.doc» (использовался в версиях Word 1997-2003).

Между собой форматы «XLSX», «XLS» или «DOCX», «DOC» никак не связаны из-за разной структуры, поэтому напрямую сохранить файл одного формата в другом формате не получится. Нам придется переносить документ Excel в Word вручную или воспользоваться помощью программ или онлайн сервисов для конвертации файлов.

Сейчас мы разберемся, как вставить Эксель в Ворд разными способами. В этой статье вы найдете инструкции для переноса данных из Excel в Word: вручную (копирование содержимого файла Excel для последующей вставки в документ Word), и конвертированием файла Excel в Word в программе или на онлайн сервисе.

Перенос информации из Эксель в Ворд

Выполнить эту задачу можно различными способами:

Используя приложения или онлайн-сервисы для конвертации данных;
При помощи копирования;
Применив функцию «Специальная вставка»;

Каждый из перечисленных методов имеет свои нюансы. Выбрать вы можете любой из них, в зависимости от сложности поставленной задачи.

Способ 1: Конвертирование

Этот способ более всего подойдёт тем, кто всю работу провёл в XLSX файле, но неожиданно оказалось что ее принимают только в формате DOCX. В данном случае рассмотрим онлайн-конвертер, так как этот вариант гораздо более удобен, когда нужно быстро выполнить преобразование файлов.

Сайт для конвертирования XLSX файла в формат DOCX

1. Для начала откройте сайт конвертера. Ссылку на него вы можете найти выше. Кликните на «Select XLS File».
1. 1. Теперь выберите тот файл, с которым хотите взаимодействовать, и нажмите «Открыть».
  1. 1. После завершения загрузки файла на сайт кликните на «Convert to Word», начнется процесс конвертирования.
    1. 1. Дождитесь, когда окончится процесс преобразования файла.
      1. Осталось лишь скачать получившийся файл при помощи нажатия на соответствующую кнопку.
        
        Теперь следует проверить, как выглядит конвертированный файл. Можно с легкостью заметить, что внешне он ничем не отличается от исходного.
        
        Способ 2: Копирование данных
        Собственно, самое первое, что приходит на ум, когда вам приходится переносить информацию из Эксель в Ворд, скопировать её. Рассмотрим поэтапно, как это сделать, на примере Майкрософт Оффис 2016.
        Запустите Эксель 2016.
        Для этого откройте меню «Пуск», наведите указатель мыши на соответствующий значок, кликните на него правой кнопкой, в выпадающем меню выберите пункт «Открыть».
        
        Аналогичным образом запустите Ворд 2016.
        
        Откройте имеющийся файл XLSX. Для этого наведите мышью на пункт «Открыть» в левой части экрана. Справа вы увидите последние использованные документы. Если следует выбрать один из них, просто кликните на нужный файл. В случае, когда вы не видите в списке искомый документ, нажмите на «Этот компьютер» и укажите путь, где хранятся данные.
        
        Теперь в Ворде создайте новый документ нажатием на соответствующую кнопку справа или откройте имеющийся при помощи пункта «Открыть другие документы» в панели слева.
        
        Выберите область, которую вы хотите скопировать. Для этого просто выделите ее, зажав левую кнопку мыши.
        
        Нажмите на правую кнопку мыши и выберите пункт «Копировать». Также для этого вы можете воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + V.
        
        Линия выделения после проведенных манипуляций станет пунктирной. Это означает, что участок документа попал в «буфер обмена» и готов к переносу.
        
        Переключитесь к файлу, созданному в Ворд. Если вы создали его только что, рекомендуем его сохранить, воспользовавшись пунктом «Сохранить как», расположенном в левой панели окна.
        
        Выберите местоположение, укажите название нового файла и нажмите «Сохранить».
        
        Кликните правой кнопкой мыши на пустое пространство вордовского документа и вы увидите, как много здесь присутствует различных методов вставки данных.
        
        Вы можете выбрать любой из них, но, если вы хотите, чтобы внешний вид напоминал тот, что был в XLSX файле, вам следует выбрать самый первый «Сохранить исходное форматирование».
        
        Вот собственно и все, этот способ вполне подойдет для простых случаев переноса данных. К примеру, вы создаете какую-либо инструкцию или документ, который обязательно должен быть в формате DOCX, но какие-то данные, например, таблицы с расчетами, у вас хранятся в Эксель.
        Способ 3: Специальная вставка
        Этот способ очень похож на предыдущий с той лишь разницей, что после переноса таблицы, вы сможете взаимодействовать с ней так же полноценно, как и в Эксель.
        В первую очередь, открываем и создаем файлы точно так же, как в предыдущем методе.
        Выделяем область, которую будем использовать.
        
        Нажимаем «Копировать».
        
        Переходим на вкладку «Главная», кликните на кнопку «Вставить», в выпадающем списке выбираем «Специальная вставка».
        
        Программа предложит выбрать, что именно вы хотите вставить. В данном случае стоит остановить выбор на первой строке.
        
        Кликнув на таблицу дважды, вы увидите, что работать с ней можно точно так же, как в Эксель, функционал сохранен.
        
        При помощи этих простых способов каждый пользователь сможет легко и просто импортировать данные.
        : Вставка таблицы из файла
        Не всем пользователям подходит предыдущий метод, поскольку он требует обязательного выделения границ и не всегда корректно переносит все данные, если речь идет о масштабных книгах. Если вы тоже относитесь к числу таких юзеров, попробуйте другой вариант – вставку таблицы из файла, выполнение которого выглядит так:
        Откройте документ в Word, поставьте курсор на место расположения будущей таблицы, перейдите на вкладку «‎Вставка» и выберите тип «‎Объект».
        В новом окне вас интересует вкладка «‎Создание из файла» и переход к «‎Проводнику» для выбора подходящей Excel-книги.
        Отыщите ее и щелкните дважды для открытия.
        Она будет добавлена на страницу и доступна для редактирования.
        Что касается редактирования, то осуществляется оно в отдельном модуле, открывающемся после двойного клика ЛКМ по таблице. Так вы можете без проблем редактировать ячейки и использовать функции.
        Дополнительно обращаю ваше внимание на то, что в окне «‎Вставка объекта» есть и другая вкладка, называющаяся «‎Создание». В ней вы можете выбрать вариант «‎Microsoft Excel Worksheet», вставив тем самым на страницу пустую таблицу. Редактируйте ее точно так же, как и обычный лист в Экселе, добавляя различные вычисления и функции.
        Добавленный файл и ссылка – в чем разница?
        Решив выполнить обновление добавленного файла, придется несколько раз кликнуть по объекту, чтобы открыть, а также, изменить его. Отредактировав первоначальный документ (за пределами вордовского), объект в рамках документа останется без изменений. Что касается ссылки, здесь ситуация обратная. Посредством нее всегда будут отображаться какие-либо изменения, внесенные в связанный файл.
        Благодарю за прочтение моей статьи, и желаю вам удачного освоения секретов текстового редактора Ворд. В комментариях рад буду прочитать о том, что у вас получилось выполнить вставку документа к созданному вами файлу.
        Третий способ: вставка из документа
        С помощью третьего способа вы вообще можете перенести таблицу из Excel в Word, не задействовав саму программу «Эксель». Делается это очень просто:
        В программе «Ворд» вам нужно перейти во вкладку «Вставка».
        В ней надо нажать на значок «Объект», который расположен в области «Текст».
        В открывшемся окне нужно перейти во вкладку «Создание из файла». Там нажмите кнопку «Обзор» и в открывшемся проводнике выберите экселевский файл.
        В итоге, остается лишь нажать на кнопку «ОК», и таблица будет вставлена.
        У этого метода есть лишь один недостаток, помимо того, что вставлена будет таблица в виде картинки, она вставится целиком, то есть, вы не сможете выбрать нужную вам область.
        Как конвертировать PDF в WORD
        Программами
        Microsoft Word
        В новых версиях Word (по крайней мере в 2016) есть специальный инструмент по преобразованию PDF файлов. Причем, от вас ничего ненужно — достаточно открыть какую-нибудь «пдф-ку» и согласиться на преобразование. Через пару минут — получите результат.
        И, кстати, данная функция в Word работает весьма неплохо (причем, с любыми типами PDF файлов). Именно поэтому, рекомендую попробовать сей способ в первую очередь.
        Как пользоваться : сначала откройте Word, затем нажмите «файл/открыть» и выберите нужный вам файл.
        Word 2016: Файл-открыть
        На вопрос о преобразование — просто согласитесь. Через некоторое время увидите свой файл в форме текста.
        MS Word самостоятельно преобразует файл
        Плюсы : быстро; не нужно никаких телодвижений от пользователя; приемлемый результат.
        Минусы : программа платная; часть форматирования документа может потеряться; далеко не все картинки будут перенесены; на процесс преобразования никак нельзя повлиять — всё идет в авто-режиме.
        PDFChef by Movavi
        Ограничения пробной версии: конвертирование файлов до 10 Мб.
        PDFChef — на сайте Movavi
        PDFChef — небольшая, но архи-удобная утилита для работы с PDF-файлами. Позволяет выполнять все самые необходимые операции: чтение, редактирование, объединение, добавление картинок, подписей и пр. (в общем, всё, что может потребоваться в офисной работе).
        Отдельно бы отметил современный простой дизайн в стиле минимализма. Если вы не верстаете большие и «сложные» документы (под сотню и более страниц) — возможностей этой программы будет с избытком. 👌
        Конвертировать файлы // PDFChef
        поддержка (в том числе и конвертирование) многих графич. форматов: PDF, DjVU, JPG, TIFF и пр.;
        простой и легкий интерфейс (всё на русском!);
        возможность объединения (при конвертации) нескольких документов в один;
        встроенная функция для работы с печатями, подписями;
        возможность редактирования PDF (изменять текст).
        программа платная (есть ограничения в бесплатной версии);
        с большими PDF (>200 Мб) программа может вести себя нестабильно.
        ABBY Fine Reader
        Ограничения в пробной версии : 100 страниц для распознавания; софт работает в течении 30 дней после установки.
        А вот эта программа одна из самых универсальных — ей можно «скормить» любой файл PDF, картинку, фото, скан. Работает она по следующему принципу: выделяются блоки текста, картинок, таблиц (есть авто-режим, а есть ручной), а затем распознает с этих блоков текст. На выходе вы получаете обычный документ Word.
        Кстати, последние версии программы отличаются направленностью на начинающего пользователя — пользоваться программой очень просто. В первом приветственном окне выберите «Изображение или PDF-файл в Microsoft Word» (см. скрин ниже 👇).
        Fine Reader — популярные задачи, вынесенные в стартовое окно приветствия
        Далее программа автоматически разобьет ваш документ по страничкам, и на каждой страничке сама выделит все блоки и распознает их. Вам останется подправить ошибки и сохранить документ в формат DOCX (кстати, Fine Reader может сохранить и в другие форматы: HTML, TXT, DOC, и пр.).
        Fine Reader — распознавание текста и картинок в PDF файле
        Плюсы : можно перевести любую картинку или PDF файл в текстовый формат; лучшие алгоритмы распознавания; есть опции для проверки распознанного текста; можно работать даже с самыми безнадежными файлами, от которых отказались все остальные сервисы и программы.
        Минусы : программа платная; нужно вручную указывать блоки на каждой из страничек.
        Readiris Pro
        Ограничение пробной версии : 10 дней использования или обработка 100 страниц.
        Эта программа некоторый конкурент Fine Reader. Она поможет сканировать документ с принтера (даже если у вас нет драйверов на него!), а потом распознать информацию со скана и сохранить ее в Word (в этой статье нас интересует вторая часть, а именно распознавание 👌).
        Кстати, благодаря очень тесной интеграции с Word — программа способна распознать математические формулы, различные не стандартные символы, иероглифы и т.д.
        Readiris Pro — пример работы программы
        Плюсы : распознавание разных языков (английский, русский и пр.); множество форматов для сохранения; неплохие алгоритмы; системные требования ниже, чем у других программ аналогов.
        Минусы : платная; встречаются ошибки и необходима ручная обработка.
        Free PDF to Word Converter
        Сайт разработчика: http://www.free-pdf-to-word-converter.com/
        Free PDF to Word Converter — главное окно
        Очень простая программа для быстрой конвертации файлов PDF в DOC. Программа полностью бесплатна, и при преобразовании — старается сохранить полностью исходное форматирование (чего многим аналогам так не хватает).
        Несмотря на то, что в программе нет русского, разобраться со всем достаточно просто: в первом окне указываете PDF файлы (Select File — т.е. выбрать файлы); во втором — формат для сохранения (например, DOC); в третьем — папку, куда будут сохранены преобразованные документы (по умолчанию, используется «Мои документы»).
        В общем-то, в целом хороший и удобный инструмент для преобразования относительно несложных файлов.
        Онлайн-сервисами
        Small PDF
        Smallpdf.com — бесплатное решение всех PDF проблем
        Отличный и бесплатный сервис для преобразования и работы с PDF файлами. Здесь есть все, что может пригодиться: сжатие, конвертирование между JPG, Word, PPT, объединение PDF, поворачивание, редактирование и пр.!
        качественное и быстрое преобразование, редактирование;
        простой и удобный интерфейс: разберется даже совсем начинающий пользователь;
        доступно на всех платформах: Windows, Android, Linux и пр.;
        работа с сервисом бесплатна.
        не работает с некоторыми типами файлов PDF (там, где нужно проводить распознавание картинок).
        Конвертер PDF
        Стоимость : бесплатно с ограничениями (полный доступ: около 9$ в месяц).
        Универсальный конвертер PDF — в Excel, Power Point, Word и пр.
        Этот сервис позволяет бесплатно обрабатывать только две странички (за остальное придется доплатить). Зато сервис позволяет конвертировать PDF файл в самые различные форматы: Word, Excel, Power Point, в картинки и т.д.
        Также у него используются отличные от аналогов алгоритмы (позволяют получить качество обработки файла на порядок выше, чем у аналогов). Собственно, благодаря этой функциональности и алгоритмам, я и добавил его в обзор.
        Кстати, по первым двум страничкам сможете сделать вывод, стоит ли покупать подписку на сервис (стоимость около 9$ за месяц работы).
        ZamZar
        PDF в DOC (сервис ZamZar) — Бесплатная конвертация файлов онлайн
        Многофункциональный онлайн-конвертер, работает с кучей форматов: MP4, MP3, PDF, DOC, MKV, WAV и многие другие. Несмотря на то, что сервис выглядит несколько странным, пользоваться им достаточно просто: т.к. все действия выполняются пошагово (см. на скрин выше: Шаг 1, 2, 3, 4 (Step 1, 2, 3, 4)).
        Step 1 (ШАГ 1) — выбор файла.
        Step 2 (ШАГ 2) — в какой формат конвертировать.
        Step 3 (ШАГ 3) — необходимо указать свою почту (кстати, возможно вам будет статья о том, где лучше создать почту).
        Step 4 (ШАГ 4) — кнопка для запуска конвертирования.
        куча форматов для конверта из одного в другой (в том числе PDF);
        возможность пакетной обработки;
        очень быстрый алгоритм;
        сервис бесплатный;
        есть ограничение на размер файла — не более 50 МБ;
        результат конверта приходит на почту.
        Convertio
        Онлайн Конвертер PDF в Word (на 100% бесплатный)
        Мощный и бесплатный сервис по онлайн-работе с различными форматами. Что касается PDF — то сервис может конвертировать их в DOC формат (кстати, сервис работает даже со сложными «пдф-ками», с которыми остальные не смогли справиться), сжимать, объединять и пр.
        Ограничений на размер файлов и их структуру — не выявлено. Для добавления файла необязательно даже иметь его на диске — достаточно указать URL адрес, а с сервиса уже скачать готовый документ в формате DOC. Очень удобно, рекомендую!
        iLOVEPDF
        iLOVEPDF — главная страничка сайта
        Похожий на предыдущий сайт: также есть весь функционал для работы с PDF — сжатие, объединение, разбивка, конвертация (в различные форматы). Позволяет быстро преобразовать различные небольшие PDF файлы.
        Из минусов : сервис не может обработать файлы, которые состоят из картинок (т.е. «пдф-ки» где нет текста, здесь вы с них ничего не вытащите — сервис вернет вам ошибку, что текста в файле нет).
        Способ перенести много документов на компьютер
        Второй способ подходит к крупным предприятиям и заключается в автоматизации распознавания текста и таблиц на изображении с некоторыми гарантиями результата. Для этого приобретается мощный софт (например, ABBY FineReader, у него есть также бесплатная версия — Screenshot Reader) или нанимается разработчик (штатный или на ИТ-аутсорсинге).
        Для автоматизации процесса с большим количеством таблиц на бумажных носителях помимо самого софта потребуется участие программиста, который подготовит скриптовую часть.
        Компания ZEL-Услуги
        Разработкой таких решений могут заняться фрилансеры или специалисты ИТ-аутсорсинговой компании. Напишите нам в ZEL-Услуги, если вас интересуют такого рода задачи, чтобы снизить затраты на рутину — подготовим коммерческое предложение под особенности и условия вашего бизнеса.
        голоса
        Рейтинг статьи
        Читайте так же:
        Задачи для excel для начинающих