Mini-ats102.ru

ООО “Мультилайн”
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как в excel убрать группировку строк

Как в excel убрать группировку строк

Во время построения больших таблиц полезно использовать группировку данных, чтобы скрывать детальную информацию, представляя в лучшем виде наиболее важную. В то же время, когда необходимо получить уточнение по каким-либо показателям, сгруппированные данные можно быстро отобразить, раскрыв определенную группу. Рассмотрим подробнее.

Мы имеем отчет продаж по всем работавшим агентам за год. Информация представлена по месяцам. Но такая детализация для целей нашего анализа является избыточной, но в случае необходимости мы должны быстро ее получить. Поэтому удалять ее не нужно. Можно просто скрыть столбцы – и это удовлетворит нашей цели. Но если Вы отчет делаете не для себя, а для руководства или еще кого-либо. Нельзя быть на 100% уверенным, что те, кто будет работать с Вашими таблицами, будет хорошо владеть приложением Excel. Выход из ситуации – группировка. Находится она на вкладке «Данные», раздел «Структура».

В таблице нашего примера выделяем столбцы отчета, которые содержат детализированную информацию, затем нажмите значок «Группировать». Создать сразу несколько групп не получится, поэтому создавайте их поочередно. Так выглядел отчет до группировки:

Отчет после группировки:

На рисунке видно, что группируются данные по месяцам за определенные кварталы, тем самым образуя 4 группы. Не включенными остаются только итоги по кварталам. Нажав на значки «минус», детализированная информация скрывается. Отчет получает следующий вид:

Скрытие группировки Excel

Теперь он выглядит более компактно и отображает наиболее важную информацию. В то же время, раскрыв любую из групп, можно ознакомиться с деталями.

Обратите внимание на числа, изображенные на картинке. Они представляют кнопки, которые позволяют быстро раскрыть и скрыть все группы одновременно. Кнопка 1 скрывает все уровни групп, 2 раскрывает группы первого уровня. Если внутри какой-либо группы создается еще одна группа, то она будет относиться к уровню 3, и к кнопкам добавиться еще одна, с цифрой 3 и т.д.

Для того чтобы извлечь столбцы из группы, необходимо выделить их и в разделе «Структура» кликнуть по значку «Разгруппировать». Если требуется убрать всю группировку сразу, выделите весь лист Excel и нажмите тот же значок. Будет предложено разгруппировать столбцы или сроки. Выберите нужный вариант и нажмите «OK». Приложение удалит все группировки верхнего уровня, оставив нижние.

Группировать можно как столбцы, так и строки. И те и другие подчиняются одним и тем же правилам.

Объединение строк и ячеек в готовой таблице

Теперь посмотрим, как объединяются строки в таблице. В принципе, точно так же. Мы объединяем несколько строк и кликаем на нужный вариант форматирования, как это было с пустыми ячейками.

Читайте так же:
Как в excel посчитать сумму строки автоматически

Но когда мы применили форматирование по строкам, программа нам выдала предупреждение. Если мы объединим по строкам выделенные ячейки, сохранится информация только единственной левой верхней ячейки.

Мы объединили все строки и в каждой строке у нас осталась инфа только с названием команды. Все остальные данные стерлись.

Разгруппировка листов в Microsoft Excel

После того, как вы закончите вносить изменения в несколько листов, вы можете разгруппировать их двумя способами.

Самый быстрый способ — щелкнуть правой кнопкой мыши выбранный лист в нижней части окна Excel, а затем нажать «Разгруппировать листы».

Нажмите

Вы также можете разгруппировать отдельные листы по одному. Просто нажмите и удерживайте Ctrl, а затем выберите листы, которые хотите удалить из группы. Вкладки рабочего листа, которые вы разгруппируете, вернутся к серому фону.

2. Фильтрующие группы (HAVING)

Так же, как мы фильтровали строки в таблице, мы можем осуществлять фильтрацию по сгруппированным данным. Для этого в SQL существует оператор HAVING. Возьмем предыдущий пример и добавим фильтрацию по группам.

SELECT Product, SUM(Quantity) AS Product_num FROM Sumproduct GROUP BY Product HAVING SUM(Quantity)> 4000

Видим, что после того, как была посчитана количество реализованного товара в разрезе каждого продукта, СУБД «отсекла» те продукты, которых было реализовано меньше 4000 шт.

Как видим, оператор HAVING очень похож на оператора WHERE , однако между собой они имеют существенное отличие: WHERE фильтрует данные до того, как они будут сгруппированы, а HAVING — осуществляет фильтрацию после группировки. Таким образом, строки, которые были изъяты предложением WHERE НЕ будут включены в группу. Итак, операторы WHERE и HAVING могут использоваться в одном предложении. Рассмотрим пример:

SELECT Product, SUM(Quantity) AS Product_num FROM Sumproduct WHERE Product<>’Skis Long’ GROUP BY Product HAVING SUM(Quantity)> 4000

Мы к предыдущему примеру добавили оператор WHERE, где указали товар Skis Long, что в свою очередь повлияло на группирование оператором HAVING. Как результат видим, что товар Skis Long не попал в перечень групп с количеством реализованной продукции больше 4000 шт.

Многоуровневая группировка строк в excel

Структурируемые данные должны быть представлены в формате списка, в котором первая строка каждого столбца содержит подпись, остальные строки — однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.

Перед началом создания структуры может потребоваться отсортировать данные, чтобы сгруппировать строки вместе. В показанном на рисунке примере список был отсортирован по категории товаров, а затем по фамилии продавца.

Читайте так же:
Можно ли зарабатывать в твиттере

Располагайте итоговые строки выше или ниже каждой группы детальных строк. Для этого после каждой группы вставьте по пустой строке и в них используйте итоговые функции, например СУММ или СРЗНАЧ. Для получения наилучших результатов итоговые строки должны содержать формулы, ссылающиеся на ячейки во всех строках. В показанном на рисунке 8.8 примере имеется строка под сведениями каждой категории товара. Например, данные по продажам лекарств в строках с 5 по 9 суммируются в строке 10. Также можно структурировать данные, в которых итоговые строки содержат описательный текст и иные данные.

Рис. 8.8. Фрагмент окна со структурированными данными

Если структурируются столбцы, а не строки, убедитесь, что лист имеет заголовки в первом столбце, и что имеются итоговые столбцы слева или справа от столбцов сведений.

Если итоговые строки расположены над строками данных или итоговые столбцы расположены слева от столбцов данных, можно изменить параметры расположения. Для этого необходимо дать команду меню Данные=>Группа и структура => Настройка и снять флажок итоги в строках под данными, флажок итоги в столбцах справа от данных или оба эти флажка.

Создание структуры автоматически и вручную

Автоматическое создание структуры

Если данные на листе обобщены формулами, которые используют функции, например СУММА, Microsoft Excel позволяет автоматически структурировать данные. Итоговые данные должны располагаться рядом с подробными данными.

Для создания автоматической структуры нужно выделить диапазон ячеек, для которых необходимо создать структуру (для структурирования листа целиком указать любую ячейку) и дать команду меню Данные => Группа и структура => Создание структуры. При вставке автоматических промежуточных итогов в список, представленный в виде строк, Microsoft Excel автоматически структурирует лист, давая возможность отобразить ровно столько подробной информации, сколько необходимо.

Создание структуры вручную

Если данные не организованы так, что Microsoft Excel может создать структуру автоматически, структура может быть создана вручную. Например, требуется вручную создать структуры данных, если строки или столбцы с итоговыми данными содержат не формулы, а значения или описательный текст.

Для создания структуры листа вручную, необходимо выделить строки или столбцы, которые нужно объединить в одну группу, и дать команду меню Данные => Группы и структура => Группировать (рис.8.9). После этого рядом с детальными данными Одежда появиться символ структуры. Продолжать выделение и группировку строк или столбцов сведений и выполнение команды Группировать нужно до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

Рис. 8.9. Фрагмент окна для создания группы Одежда

Настройка структурирования со стилями

Автоматические стили можно применить непосредственно при структурировании или после него. Для структурированных строк Microsoft Excel использует такие стили, как «Уровеньстрока_1» и «Уровеньстрока_2». Для структурированных столбцов Microsoft Excel использует такие стили как «Уровеньстолб_1» и «Уровеньстолб_2». Стили используют полужирное, курсивное и другое форматирование текста, чтобы облегчить различение итоговых строк в данных.

Читайте так же:
Где хранятся резервные копии word

Можно изменять способы форматирования, определенные каждому из стилей, что позволяет применять различные стили оформления текста и ячейки для настройки внешнего вида структуры. Также можно использовать автоформаты для форматирования структурированных данных.

Если требуется задать стили структуры для автоматического применения к новой структуре, нужно дать команду меню Данные => Группа и структура => Настройка и установить флажок Автоматические стили. Если при создании структуры не требуется применять автоматические стили, их можно применить после создания структуры. Для этого необходимо выделить данные, к которыми применяются стили, дать команду меню Данные => Группа и структура => Настройка в открывшемся диалоговом окне Настройка (рис. 8.10) установить флажок Автоматические стили и нажать кнопку Применить стили. Кнопка Создать этого диалогового окна создает структуру листа. В результате к итоговым строкам будет применено форматирование (рис.8.11)

Рис.8.10. Применение стилей к структуре

Рис. 8.11. Результат применения автоматических стилей к структуре

Удаление структуры

При удалении структуры никакие данные не удаляются. Для выполнения удаления структуры на нужном листе необходимо дать команду меню Данные => Группа и структура => Удалить структуру. Если строки или столбцы все равно останутся скрытыми, то можно просто отобразить скрытые строки или столбцы средствами Excel (выделить видимые заголовки и дать команду меню Формат => Строка или Столбец => Отобразить).

Выделенные элементы структуры также можно разгруппировать без удаления всей структуры. Для этого, удерживая нажатой SHIFT щелкнуть кнопку или группы, а затем дать команду меню Данные => Группа и структура => Разгруппировать. На рис. 8.12 и 8.13 приведен пример удаления структуры для группы Иванова.

Рис. 8.12 . Выделение элемента структуры Иванова и выбор команды для разгруппирования

Рис. 8.13. . Вид окна при разгруппированной группе Иванова

Чтобы скрыть структуру, не удаляя ее, необходимо отобразить все данные, нажав кнопку с наибольшим числом в области структуры , и снять флажок Символы структуры вкладки Вид диалогового окна Параметры (меню Сервис).

Пример реализации промежуточных итогов

Выполнение промежуточных итогов включает в себя такие операции:

  • Группировка данных;
  • Создание итогов;
  • Создание уровней для групп.

Далее функция промежуточных итогов хранится в документе или же удаляется для создания новых вариантов итоговой отчетности.

Группировка таблиц

Группа таблиц – это перечень взаимосвязанных элементов Excel. Удобство этой функции заключается в том, что при переносе одной строки из списка сгруппированных элементов, на новое место будет перемещена вся группа. Аналогичным образом проводятся и расчеты с применением стандартных функций – для всех группы вместе.

Следуйте инструкции, чтобы сгруппировать строки. В нашем случае, мы связываем столбцы А, В, С:

Читайте так же:
Можно ли использовать дроны в россии

1 С помощью мышки выделите столбцы А, В, С, как показано на рисунке ниже.

Рис.2 – выделение нескольких столбцов

2 Теперь, сохраняя выделение, откройте на панели инструментов программы поле «Данные». Затем в правой части окна опций найдите иконку «Структура» и нажмите на неё;

3В выпадающем списке нажмите на «Группировать». Если вы ошиблись на этапе выделения нужных столбиков таблицы, нажмите на «Разгруппировать» и повторите операцию заново.

Рис.3 – группировка информации

4 В новом окне выберите пункт «Строки» и нажмите на «ОК»;

Рис. 4 – группировка строк

5 Теперь снова выделите столбцы А, В, С и проведите группировку, но уже по столбцам:

Рис.5 – создание группы столбцов

В результате выполнения действия, все выбранные ранее строки образуют новую группу элементов. Возле столбцов и строк появится панель управления группами. С её помощью вы сможете скрыть детали или же просмотреть скрытые элементы. Для этого нажимайте на знаки «-» и «+» слева от строчек или сверху от столбиков.

Рис.6 – панель управления группами

Создание промежуточных итогов

Опция промежуточных итогов, благодаря использованию групп и стандартных одиннадцати функции (таблица 1), позволяет быстро проводить итоги по заполненным данным таблицы.

Рассмотрим практическое использование этой функции.

К примеру, нам нужно узнать, какое количество вещей каждого размера было приобретено покупателями на сайте интернет-магазина. Наш лист в Excel является условной базой данных, которая отражает всех покупателей, тип оплаты и вещи, которые они заказали.

Результатом выполнения действия будет появление групп, которые отсортированы по каждому размеру вещи. Следуйте инструкции:

Определите, для каких данных нужно проводит итоговые вычисления. В нашем случае это столбец «Размер». Его содержимое нужно отсортировать. Сортировка проводится от большего элемента к меньшему. Выделяем столбец «Размер»;

Далее необходимо перейди во вкладку «Данные» на панели инструментов;

Найдите поле «Сортировка» и нажмите на него;

В появившемся окне выберите пункт «Сортировать в диапазоне указных значений» и нажмите на клавишу «ОК».

Рис.7 – сортировка содержимого столбца

  • В результате, все размеры будут отображаться по убыванию. Только после этого мы можем проводить промежуточные итоги, которые затрагивают данные о размерной сетке заказанных вещей.

Рис.8 – результат сортировки

Читайте так же:
Как в ворде настроить панель инструментов

Теперь перейдем к реализации функции «Промежуточный итог»:

  • На панели инструментов программы откройте поле «Данные»;
  • Выберите плитку «Структура»;
  • Нажмите на «Промежуточные итоги»;

Рис.9 – расположение опции на панели инструментов

Далее откроется окно настройки и отображения промежуточных итогов. В первом поле выберите имя столбца, для которого будут подводиться итоги. В нашем случае это «Размер». При каждом изменении в этом поле данные будут изменяться и в итогах;

В поле «Операция» выберите тип функции, которая применяется ко всем элементам выбранного в первом поле столбца. Для просчета размеров необходимо использовать подсчет количества;

В писке «Добавить итоги по» вы выбираете тот столбец, в котором будут отображаться промежуточные итоги. Выбираем пункт «Размер»;

После настройки всех параметров еще раз перепроверьте введённые значения и нажмите на ОК.

Рис.10 – обработка результата

В результате, на листе отобразится таблица в сгруппированном по размерам виде. Теперь очень легко посмотреть все заказанные вещи размера Small, Extra Large и так далее.

В этом примере мы рассматриваем небольшую таблицу, но на практике она может достигать нескольких тысяч строк, поэтому применение промежуточных итогов становится очень удобным способом быстрого отбора параметров:

Рис.11 – результат выполнения функции

Как видно из рисунка выше, все итоги выводятся между показанными группами в новой строчке.

Итог для одежды с размером Small – 5 штук, для одежды с размером Extra Large – 2 штуки. Под таблицей показывается и общее количество элементов.

Разгруппировать строки или столбцы в Google Таблицах

Когда вы закончите использовать группы для лучшего просмотра данных, вы можете легко разгруппировать строки или столбцы.

Для строк выполните одно из следующих действий:

  • Выберите строки, щелкните правой кнопкой мыши и выберите параметр «Разгруппировать».
  • Щелкните правой кнопкой мыши знак плюса или минуса для группы строк и выберите «Удалить группу».

Выберите опцию Разгруппировать строки

Для столбцов выполните одно из следующих действий:

  • Выберите столбцы, щелкните правой кнопкой мыши и выберите параметр «Разгруппировать».
  • Щелкните правой кнопкой мыши знак плюса или минуса для группы столбцов и выберите «Удалить группу».
  • Выберите столбцы, щелкните один из заголовков столбцов и выберите параметр «Разгруппировать».

Выберите опцию Разгруппировать столбцы

После того, как вы разгруппируете строки или столбцы, знаки плюс и минус вместе с затененной областью исчезнут.

Если вы используете Microsoft Excel в дополнение к Google Таблицам, вы можете сделать что-то подобное. Вы можете группировать строки и столбцы, чтобы создать удобную автоматическую схему для ваших данных.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector