Mini-ats102.ru

ООО “Мультилайн”
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сводная таблица

Сводная таблица

Сводная таблица (англ.  Pivot table ) — инструмент обработки данных, служащий для их обобщения.

Этот инструмент используется, прежде всего, в программах визуализации данных, таких как электронные таблицы или программное обеспечение для бизнес-анализа. Кроме того, сводная таблица может автоматически сортировать, рассчитывать суммы или получить среднее значение из данных, записанных в электронной таблице. Она отображает результаты во второй таблице (называемой «сводной таблицей») в виде суммированных данных. Обычно пользователь настраивает и изменяет структуру сводной таблицы простым перетаскиванием элементов в графическом режиме.

Термин «сводная таблица» используется различными производителями. В США корпорация Microsoft владеет торговой маркой конкретного вида сводной таблицы [1] . Сводные таблицы можно рассматривать также как некое упрощение концепции OLAP.

Сводная таблица в excel как сделать

Первым делом разберём версию 2007 года. У некоторых пользователей ещё осталась старая версия редактора. Для начала нужно создать таблицу для построения отчёта. В ней не должно быть пустых ячеек и строк. Разберём процесс создания отчёта на самом простом примере:

  1. Запускаем эксель 2007 года. На верхней панели выбираем вкладку «Вставка».
  2. Выбираем «Создание рекомендуемых сводных таблиц».
  3. Появится окно, в котором будут представлены варианты рамок. Вы можете предварительно посмотреть, как будет выглядеть ваш отчёт, если нажмёте на макет. После этого можете выбрать основной. Нажимаете на Ок и отчёт появится на листе. Кроме этого, эксель сам определит порядок расположения строк.
  4. В программе можно отфильтровать и упорядочить значения. Для этого есть специальный значок на панели.

Это самый простой пример того, как можно сделать сводную таблицу в старой версии эксель.

Сводные таблицы в excel 2010 и 2013 года – пример работы в excel

Создание отчёта в эксель 2010 и 2013 практически одинаково. Процесс в этих версиях немного отличается от создания в версии 2007 года. Но, некоторые моменты похожи: перед началом работы, необходимо создать простую таблицу, в которой указать все данные, необходимые для вас. Верхняя строка должна содержать название столбцов.

Теперь можно делать отчёт в экселе:

Сводная таблица Excel – учимся создавать

  • Запускаем программу эксель. На главной панели есть вкладка «Вставка», переходим туда.
  • Справа появится значок «Сводная таблица». Нажимаем на него.
  • Откроется окно для создания отчёта. Перед вами будет пустая строчка именно её нужно заполнить. Для этого выделяем созданную ранее таблицу с данными.
  • Теперь указываем, где стоит разместить отчёт. Лучше всего это делать на новом листе.
  • Появится кнопка «ОК», нажимаем на неё.
  • После этого перед вами откроется лист с вашим отчётом.

Что можно делать с листом:

  • Вам будет доступна панель инструментов для управления значениями. Все поля и их заголовки будут перечислены во вкладке «Выберите поля для добавления в отчёт». Для добавления нужных пунктов необходимо выбрать нужные поля и список будет создан.
  • Есть возможность управлять расположением полей. Вы можете перетаскивать столбцы в нужные окна, а также сортировать в удобном для вас порядке. Также можно отфильтровать пункты. Для этого нужно перетащить пункт в окно «Фильтр». Если вам необходимо произвести расчёт по отдельному полю, то перетащите его в окно «Значение».
  • Вы можете воспользоваться дополнительными опциями. Найти их можно по следующему принципу: «Параметры» ► «Работа со сводными таблицами». Там очень много инструментов, которые имеют большое количество настроек и дополнительных функций.
Читайте так же:
Можно ли ехать без глушителя

Как создать сводную таблицу при помощи мастера сводных таблиц

Инструмент «Мастер сводных таблиц» не отображается на главной панели. Именно поэтому его необходимо сначала активировать. Для этого переходим «Файл» ► «Параметры» ► «Панель быстрого доступа». Перед вами откроется список «выбрать команды из», отмечаете «Команды на ленте». Теперь выбираете мастера сводных таблиц и добавляете его. После всех выполненных действий на главной панели появится значок выбранной функции.

Теперь можно перейти и к самому процессу создания сводного отчёта при помощи мастера:

Сводные таблицы в MS Excel – пошаговая инструкция

  1. Запускаем мастера из панели быстрого доступа. Откроется окно, в котором нужно установить переключатель на нужный вам источник данных. Их несколько:
    • Первый – это источник, который находится в списке или в базе данных эксель. В качестве источника будет использоваться база данных рабочего листа, если она создана.
    • Второй – это внешний источник данных. Если будет подключена другая база данных, то её можно использовать.
    • Третий – это источник, который находится в разных консолидациях. Этот пункт выбирается, если нужно сделать объединение разных источников.
    • Четвёртый – это источник, который находится в другой таблице или диаграмме. Вы выбираете уже созданную в Экселе сводную таблицу в качестве источника.
  2. После того как вы определились с источником для отчёта нужно выбрать его вид. Это может быть только таблица или диаграмма с таблицей.

Если источником был выбран простой отчёт, в котором есть все необходимые данные для отчёта, вам остаётся только сделать его. Задаёте диапазон, то есть выбираете данные простой таблицы. Выбираете место для размещения и нажимаете на кнопку «Готово».

Если вы выбираете источник, данные которого необходимо консолидировать из других источников, тогда необходимо поставить галочку напротив этого пункта. Теперь нужно указать, как вы будете создавать поля страницы. Также нужно будет указать и диапазон. Для этого, сначала выделяем один диапазон и нажимаем на кнопку «добавить». Также добавляются и последующие значения.

Сортировка данных в таблицах Эксель

Чтобы не запутаться в диапазонах, им нужно давать имена. Для этого нужно выделить один из диапазонов списка и указать число полей для него, после чего каждому полю даёте имя. И так со всеми диапазонами.

Читайте так же:
Как в ворде сделать синий фон

Теперь нужно нажать на «Далее». Выбираете местоположение отчёта. Нажимаете «Готово».

Сводные таблицы excel 2010 из нескольких листов

Если информация в отчётах однотипная, то легче всего воспользоваться мастером сводных таблиц. Если отчёт имеет сложную структуру, то действовать нужно по-другому. Например, есть две таблицы, одна содержит приход товара, а другая – количество проданного товара в разных магазинах. Главное, чтобы были одинаковые заголовки, меньше времени будете переносить их в один отчёт. В этом случае отчёт делается следующем образом:

Cводная таблица Эксель – что это такое

  • Устанавливаем курсор в ячейку, куда будет переноситься значение.
  • Пишем значение и переходим на лист с переносимыми данными.
  • Теперь нам нужно выделить первую ячейку столбца и скопировать.
  • Вставляем значение туда, где стоял курсор.
  • Размножаем данные. Для этого нужно потянуть за нижний угол ячейки.
  • Тот же принцип и для других ячеек. В результате получится один отчёт из двух.

Теперь нужно создать сводный отчёт:

  • Вставка.
  • Сводный отчёт.
  • Вписываем диапазон и место.
  • Ок.

Но, что делать, если нужно создать отчёт из нескольких таблиц. Вручную работать сложновато. Для этого можно воспользоваться специальной надстройкой ЕXCEL. Скачивается она на сайте разработчика.

Итак, мы разобрали, как создавать сводные таблицы в excel. Нужно проявить немного усидчивости и внимательности и тогда результат не заставит себя ждать.

Где применять

Надеемся, что вы разобрались как создать сводную таблицу в Эксель и как с ней работать. Теперь немного о том, для чего нужны сводные таблицы в Excel. В первую очередь их очень удобно использовать при расчете показателей ключевой эффективности, так называемых KPI. Во-вторых, они незаменимы, если необходимо составить какие-либо отчеты о персонале, например, в разрезе пола, возраста, образования и пр.

Расчет KPI

Современные CRM-системы позволяют выгрузить все необходимые отчеты в готовом виде. Но что делать тем, кто специализированный софт не использует? Остается возможность как в Экселе сделать сводную таблицу, так и посчитать необходимые показатели в ручном режиме. Второй способ кажется проще, но он не всегда удобен. Если исходные данные представлены в виде списка подобного вида, использовать объединенные реестры вполне уместно, так как это значительно облегчает последующую работу.

Мы уже посчитали объем продаж для каждого менеджера с помощью сводной базы.

Теперь эти данные используем для дальнейшего расчета. Сравним плановый показатель с фактическим и вычислим отклонение.

Тем менеджерам, которые превысили плановое значение (отклонение положительно), положена премия, рассчитываемая в процентах от выручки, превышающей плановое значение. Рассчитаем премию.

Отчет по персоналу

Практически все данные о персонале получаем из 1С. Но если такой софт в организации не используется или необходим отчет в другой форме, не остается ничего, кроме как делать сводные таблицы в Еxcel. Даже если массив данных составляется в ручном режиме, базы помогут представить их в более «красивом» виде. Имея сведения об образовании, стаже, окладе сотрудников в виде подобного списка, есть возможность, допустим, выяснить, сколько сотрудников каждого из отделов имеют образование определенного уровня.

Читайте так же:
Как в биосе прописать загрузку с флешки

С помощью подобной базы данных решают и задачи посложнее. Отобразим минимальный оклад сотрудников различных отделов по каждому уровню образования.

На основе таких отчетов удобно строить диаграммы для графического отображения информации.

Эти объекты нужны, чтобы вставить в таблицу новые столбцы без вставки их в исходный массив данных. К примеру, у нас есть сумма продаж менеджеров и количество чеков. Рассчитаем в отдельном столбце средний чек.

Выполняем такую последовательность действий:

  1. Установим курсор в одну из ячеек, содержащих значения
  2. На ленте нажимаем: Работа со сводными таблицами – Анализ – Поля, элементы, наборы – Вычисляемое поле
  3. В открывшемся окне в поле «Имя» запишем «Средний чек»
  4. Теперь вводим формулу, нам нужно поделить сумму продаж на количество чеков. Всписке полей дважды кликнем на «Сумма продаж», пишем на клавиатуре знак деления «/» и дважды щелкаем на «Количество чеков. Должна получиться такая формула:

  1. Жмем Ок и смотрим, что получилось.

Теперь у нас появился еще один столбец, в котором посчитана средняя сумма в чеке для каждого менеджера. Его название появилось в области «Значения» панели настройки сводной таблицы.

Создание модели данных

Создадим сводную таблицу на основе любой из имеющихся таблиц.

Выбираем в меню Вставка пункт Сводная таблица . В указанном диалоговом окне мы видим опцию Добавить эти данные в модель данных . Мы могли бы её выбрать, но я рекомендую другой, более удобный способ. Просто нажмите OK .

В появившейся панеле Поля сводной таблицы вы видите надпись ДРУГИЕ ТАБЛИЦЫ.

Нажмём её. Появится такой вопрос:

Отвечаем Да и видим, что в список полей добавились все наши таблицы:

Если вы начнёте выбирать поля, то через некоторое время в списке полей появится кнопка СОЗДАТЬ.

Нажмём её и создадим связи между нашими таблицами. Так создаётся связь между таблицей Orders и OrderLines . Обратите внимание, что Excel умеет создавать связь типа » один к одному » или » один ко многим «. Причём первой надо указывать таблицу, где «много», в противном случае Excel ругается и предлагает поменять их местами.

Аналогично создаём другие связи.


В диалоговое окно Управление связями можно попасть через ленту АНАЛИЗ команда Отношения

Чтобы видеть больше полей на панеле Поля сводной таблицы , можно через кнопку Сервис (в виде шестерёнки) выбрать это представление:

Результат будет таким:

В результате все наши таблицы теперь связаны и вы можете сформировать, к примеру, такой отчёт:

Просто и удобно!

Читайте так же:
Можно ли держать синицу дома в клетке

Читайте также:

Введение в сводные таблицы

Автоматизация форматирования сводных таблиц

0

Проблема, поднятая Николаем очень правильная. Тут действительно не всё так просто. Поэтому подумал, что мой ответ будет интересен и другим читателям этой статьи:
————————————-
Николай,здравствуйте.

Я понимаю ваши затруднения. Например, чтобы посчитать стоимость какого-либо
товара в заказе, надо [OrderLines].[количество]
умножить на [Goods].[Цена]. Это делается при помощи
вычисляемого поля, которое вы создать в меню Анализ сводной таблицы не можете,
так как эта таблица построена на основе Модели данных, а это уже часть PowerPivot функционала. Добавлять
вычисляемый столбец надо через модуль PowerPivot,
который у вас в Excel будет
только в версии Prof Plus. Речь идёт про MS Office 2013.

0

Получил такое письмо:
——————————-
Денис, здравствуйте,
спасибо за вашу статью про сводные таблицы по нескольким диапазонам.
http://perfect-excel.ru/publ. -1-0-67

не могли бы вы подсказать, как с помощью сводных таблиц узнать стоимость
заказов из вашего примере.

например, построить такие отчеты.

— вид продукта — общая стоимость согласно заказам
— клиент — общая сумма заказов
— заказ № — стоимость заказа
и т.п.

именно через сводные таблицы, а не модификацией текущих четырех таблиц.
Заранее большое спасибо.

Пример создания сводной таблицы — из меню «Вставка» жмем кнопку «Сводная таблица»

Допустим, каждая строка представляет собой информацию о продаже книг по различным каналам, а в каждом столбце представлены сведения о годе, квартале, инвентарном номере, количестве и сумме. Для того чтобы вставить сводную таблицу в Microsoft Office Excel и проанализировать эту информацию, необходимо на вкладке «Вставка» в группе «Таблица» выбрать инструмент «Сводные таблицы». В появившемся диалоговом окне будет предложено выбрать место, где она будет создана. Удобнее будет поместить ее на новый лист: это позволит быстро перелистывать, возвращаться и просматривать исходные данные. При работе со сводными таблицами будут доступны следующие команды:

  1. Активное поле — смена имени сводной таблицы.
  2. Группировать — создание группы, содержащей выделенные элементы, группировка полей с числами или датами.
  3. Сортировка — открытие диалогового окна сортировки, в котором можно выполнить сортировку данных сразу по нескольким условиям.
  4. Данные — обновление и изменение исходных данных.
  5. Действия — удаление полей, форматирования и фильтров; выбор элемента, перемещение сводной таблицы в другое место книги.
  6. Сервис — вставка сводной диаграммы, формул, подключение к источникам данных OLAP.
  7. Показать или скрыть — отображение или скрытие списка полей, кнопок «плюс» и «минус», заголовка полей.

В левой части экрана образуется заготовка будущей таблицы Excel, в правой части — название присутствующих полей, а ниже контейнер или макет.

Рассмотрим инструменты, которые находятся в этом макете:

  1. «Название столбцов» и «название строк», куда выкладываются поля, по которым будет происходить детализация.
  2. В поле «Значение» указывается то поле, по которому необходимо производить итоги.
  3. Поле «Фильтр отчета» позволяет выбрать из набора не все сведения, а только те, что удовлетворяют заданным условиям.
Читайте так же:
Выполнение нескольких условий в excel

Пример добавления полей для отображения в отчете сводной таблицы экселя

Пример добавления полей для отображения в отчете сводной таблицы экселя

Для добавления дополнительной детализации переходим на вкладку под названием «Параметры» и добавляем дополнительные срезы. Срезы позволяют увеличить детализацию. Одновременно может быть подключено несколько срезов. Для того чтобы избавиться от них, необходимо убрать в настройках соответствующий срез, и в дальнейшем он не будет учитываться.

Чтобы изменить операцию, которая будет вычисляться по полю, необходимо выбрать «параметры полей значений» и указать устраивающую нас операцию: сумма, количество, среднее, максимум, минимум, произведение и ряд других. Рассчитываться может не одна, а целый ряд операций для заданных полей.

Таким образом, сводные таблицы являются мощным и гибким инструментом для анализа и позволяют быстро получать требуемый отчет даже на основе достаточно больших информационных массивов. Это OLAP кубы, созданные для того, чтобы анализировать информацию. С его помощью легко сформировать свою собственную работу, так как он очень удобен в применении.

Расчет проноза с помощью сводной таблицы и Forecast4AC PRO

Построим продажи с помощью сводной таблицы по товарам, по годам и по месяцам. Также отключим общие итоги, для того чтобы они не попали в расчет.

Для того чтобы отключить итоги в сводной таблице устанавливаем курсор на столбец «Общий итог» и нажимаем на кнопку «Удалить общий итог». Итог из сводной пропадает.

работа со сводными таблицами

Для расчета прогноза с помощью Forecast4AC PRO устанавливаем курсор в 1 января 2009 года

отчет сводной таблицы

и нажимаем кнопку «График Модель прогноза» в меню Forecast4AC PRO

сводные таблицы скачать

Получаем расчет прогноза на 12 месяцев и красивый график с анализом модели прогноза (тренда, сезонности и модели) относительно фактических данных. Программа Forecast4AC PRO может рассчитать для вас прогнозы, коэффициенты сезонности, тренд и другие показатели и построить графики на основании данных выведенных в сводную таблицу.

создание сводной таблицы

Сводная таблица в Excel – это мощнейший инструмент для анализа данных, который позволи вам быстро рассчитать показатели и построить данные в интересующем вас виде быстро и легко.

Точных вам прогнозов!

Присоединяйтесь к нам!

Скачивайте бесплатные приложения для прогнозирования и бизнес-анализа:

Novo Forecast - прогноз в Excel - точно, легко и быстро!

  • Novo Forecast Lite — автоматический расчет прогноза в Excel .
  • 4analytics — ABC-XYZ-анализ и анализ выбросов в Excel.
  • Qlik Sense Desktop и QlikView Personal Edition — BI-системы для анализа и визуализации данных.

Тестируйте возможности платных решений:

  • Novo Forecast PRO — прогнозирование в Excel для больших массивов данных.

Получите 10 рекомендаций по повышению точности прогнозов до 90% и выше.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector