Какие навыки помогут быстрее работать в Word и Excel

Какие навыки помогут быстрее работать в Word и Excel?

MS Office подходит как для пользователей, работающих в офисе, так и для дома.

Поэтому почти каждому, регулярно пользующемуся данным продуктом компании Microsoft, независимо от его специальности, не мешало бы знать основной набор навыков работы в нем. Вот некоторые из них.

Работа в Microsoft Excel

Excel является одним из самых универсальных продуктов Microsoft Office из всех. Умение работать в нем пригодится почти для любой профессии. Что же как минимум необходимо в нем уметь?

Использование автозаполнения

Вы можете сэкономить огромное количество времени с помощью двух вариантов заполнения данных в Excel. Первый — автозаполнение — заполнение данных в в строках и столбцах. Для использования автозаполнения наведите курсор на нижний правый угол выделенной ячейки и протяните вниз на нужное число строк/столбцов. Вы заметите, что номер автоматически увеличивается на одну единицу для каждой следующей ячейки.

Использование автозаполнения для формул

Второй вариант использование автозаполнения — автозаполнение формул. Если вы пишете функцию в нижней части каждого столбца — например, среднее значение в этом столбце — можно использовать эту же функцию автозаполнения, чтобы сделать то же самое вычисление для других колонок.

Для этого нажмите и удерживайте правый нижний угол ячейки, где вы только что ввели формулу, а затем протяните его по другим колонках справа.

Когда вы отпустите кнопку мыши, все расчеты в столбцах будут выполнены автоматически.

Управление данными с помощью сводной таблицы

Третий навык, знание которого пригодится в Excel и поможет сэкономить огромное количество времени на анализе данных, — сводная таблица.

Сводная таблица находится в меню Вставка>Таблицы.

Сводная таблица — инструмент, который позволяет выбрать столбцы данных, которые нужно проанализировать, а затем можно указать, что вы хотите сделать с данными: найти сумму, количество, максимум и т.д. (для этого щелкните два раза мышкой по ячейке, указанной стрелкой — см. скриншот снизу).

Использование сводной таблицы экономит огромное количество времени. Для достижения этих же вещи в стандартном листе Excel потребует всевозможные функции и данные повторного форматирования. Сводные таблицы автоматически делают эту работу.

Работа в Microsoft Word

Один из наиболее часто используемых продуктов Microsoft Office — Microsoft Word. Что же здесь нужно знать?

Формат и использование колонтитулов

Колонтитулы важны потому, что в некоторых случаях требуется повторение одного и того же текста на всех страницах. Колонтитулы вы найдете в меню Вставка, где выбираете нужный вариант колонтитула.

Меню работы с колонтитула очень удобное и полезное. Можно чередовать колонтитулы между четными и нечетными страницами, применять особый колонтитул для первой страницы (в этом случае на титульном листе не будет стоять номер страницы) и т.д..

Еще одним преимуществом использования колонтитулов является возможность изменить какую-либо часть текста в колонтитулах сразу во всем документе, внеся изменения только в одном колонтитуле — изменения автоматически пройдут во всем в документе.

Управление разметкой страницы

Следующий навык работы Microsoft Word , который должен знать каждый офисный работник — как настроить и просмотреть формат страницы любого документа.

Некоторые из инструментов, которые позволяют форматировать макет страницы, находятся в меню Вставка. Это, к примеру, Номер страницы, инструмент, с помощью которого можно автоматизировать и управлять нумерацией страниц.

Основная часть параметров форматирования страницы , которые очень бывают необходимы, находятся в меню Разметка страницы. Удобно разбивать текст на столбцы.

Порой пользователи не могут разобраться с границами страниц, например, если их требуется убрать. Тут нужно просто открыть меню Разметка страницы>Абзац>щелкнуть по стрелочке в нижнем правом углу>вкладка Источник бумаги>Границы.

Далее вы задаете нужные вам параметры границ страницы или вообще их убираете.

Вот несколько моментов, которые не мешало бы знать каждому, кто работает в каком-либо учреждении или же часто пользуется данными приложениями.

Вариант 1: Обычная вставка

Если вам необходимо добавить в текстовый документ Ворд файл Эксель в его законченном виде, то есть когда в дальнейшем никаких изменений в изначальную книгу вносить не планируется, выполните следующее:

Перейдите в папку с файлом таблицы, выделите его и скопируйте, воспользовавшись соответствующим пунктом контекстного меню или сочетанием клавиш «Ctrl+C».

Если же вызвать меню этой кнопки и выбрать пункт «Специальная вставка», появится окно с дополнительными параметрами:

• Установите в нем маркер возле пункта «Вставить»;
• Убедитесь, что в области «Как» отмечено «Files»;
• Правее установите галочку возле пункта «В виде значка»;
• По необходимости «Смените значок»,

Это действие запустит приложение Эксель с отдельным экземпляром книги, которая, по сути, является независимой копией своей изначальной версии и никак с ней не связана – в нее можно вносить изменения и сохранять их, но это будет отражаться исключительно на внедренном в документ Ворд объекте.

Сейчас на просторах интернета можно найти кучу как полезных, так и бессмысленных программ. Так для конвертации документов тоже существуют программы, но чаще всего они либо недоработанные, либо платные.

Инструкция к применению программы All File Converter:

Запускаем программу. Слева в углу нажимаем на пустой файл с названием «Add Files». Выбираем файл, который нужно преобразовать. Далее «Открыть».

Открываем папку, которую указывали для сохранения. Проверяем документ.

Видео — Вставка таблицы Excel в Word возможные проблемы

Как копирайтеру освоить в Excel функции обработки текста?

Рассмотрим другие функции обработки текста, которые копирайтер может применить в своей работе.

Функция ПРОПИСН переводит все буквы в тексте в прописные.

Функция СТРОЧН по аналогии переводит буквы в строчные:

Функция ПРОПНАЧ преобразует все начальные буквы слов в прописные, а оставшиеся – в строчные:

Функция ПОВТОР размножает кусочек текста нужное число раз:

Если надо убрать избыточные пробелы – пригодится функция СЖПРОБЕЛЫ.

Она оставит только одиночные пробелы между словами.

Функция ПОДСТАВИТЬ может пригодиться при замене одних фрагментов текста другими.

Формула =ПОДСТАВИТЬ(«Всем привет!»;» «;»_») заменит все пробелы в тексте символом подчеркивания, а =ПОДСТАВИТЬ(«Всем привет!»;» «;»») просто удалит пробелы.

Функция СЦЕПИТЬ позволяет склеить несколько кусочков текста в один.

Вот вариант использования этой функции для подсчета количества символов без пробелов в нескольких (а именно в четырех) кусочках текста:

Онлайн эффективнее

«ToolKit Plus» — это курс, который полностью проходит онлайн. Такой формат выбран неслучайно: мы считаем, что он максимально удобен для прокачки hard skills. Чтобы освоить Excel, нужно время, упорство и усидчивость. А значит, комфортная обстановка, тишина и максимальная концентрация — все это сложно организовать на групповом занятии.

Кроме того, наш курс создан в том числе для тех, кто уже работает и хочет повысить свою эффективность. Этим людям сложно подстроиться под общее расписание. А с «ToolKit Plus» вы не зависите от других, учитесь в комфортном ритме, не тратите время на дорогу и можете проходить курс, даже находясь за тысячи километров от наших спикеров.

Как Excel перевести в Word в программе — 4 способ

Сейчас я расскажу, как вставит таблицу из Excel в Word с помощью программы ABBYY FineReader. Программа ABBYY FineReader предназначена для оптического распознавания символов, приложение переводит изображения документов или PDF файлы в редактируемые форматы.

ABBYY FineReader — платная программа на русском языке от российского разработчика. Компания ABBYY — один из мировых лидеров в своей нише программного обеспечения.

Для конвертирования файла из формата Excel в формат Word, необходимо сделать следующее:

1. Запустите программу ABBYY FineReader на компьютере.
2. В окне программы в разделе «Просмотр и редактирование PDF-документов» нажмите на кнопку «Открыть PDF-документ» (да-да, именно так).

1. В окне Проводника на нижней панели вместо «PDF-файлы» выберите «Все файлы».
2. Выберите на ПК документ Excel, нажмите на кнопку «Открыть».
3. Программа выполнит распознавание файла, а затем откроет его содержимое в окне «Новый — ABBYY FineReader».

1. Нажмите на стрелку кнопки «Сохранить копию документа», а контекстном меню выберите «Документ Microsoft Word».

1. В окне Проводника присвойте имя новому документу, нажмите на кнопку «Сохранить».
2. После выполнения конвертирования, на Рабочем столе откроется окно программы Word со вставленной таблицей из книги Excel.

Таблицу после конвертирования в документ Ворд можно редактировать.

Виды курсов по обучению работы с программой Excel

Освоить программу несложно, особенно если с вами работает опытный преподаватель. Нужно определиться с целями применения Microsoft Excel – одно дело просто составлять таблицы и рисовать схемы, и другое – создавать макросы. Поэтому курсы обычно разбивают на несколько категорий, предлагая программы для:

• финансистов (подготовка отчетов, расчет зарплаты и решение других базовых задач);
• бизнеса (анализ данных, планирование бюджета, подготовка диаграмм для отчетов и пр.);
• продвинутый уровень – Advanced (умение прописывать макросы, внедрение надстроек и т.д.).

Определяйтесь с целью и выбирайте подходящий курс.

Еще раз подчеркнем, что Excel – это одна из самых многофункциональных и полезных программ, которую активно используют в разных профессиях. Время, потраченное на освоение работы с данным инструментом, станет перспективным вложением в вашу карьеру.