Mini-ats102.ru

ООО “Мультилайн”
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Группировка в excel с заголовком вверху

Exceltip

Сводные таблицы Excel обладают инструментом группировки полей с различными типами данных: даты, числа и текст. К примеру, вы можете сгруппировать даты заказов по годам или месяцам, посмотреть количество протестированных учеников, набравших проходной бал. Вручную выбрать текстовые элементы в поле сводной таблицы и группировать их. Это позволит увидеть промежуточные итоги для определенного набора пунктов в сводной таблице.

В сегодняшнем посте мы рассмотрим группировку в сводных таблицах.

Группировка по датам

Для группировки по датам, щелкните правой кнопкой мыши на поле с датами в сводной таблице. В выпадающем меню, выберите Группировать.

группировка по датам

В появившемся диалоговом окне Группирование, выберите один или несколько пунктов из поля с шагом. Для ограничения стартовой и конечной даты, вы можете изменить их в полях Начиная с и По. Жмем ОК для закрытия диалогового окна.

группировка по годам и месяцам

Группировка по неделям

Для группировки дат по неделям, щелкните правой кнопкой мыши на поле с датами. В выпадающем меню, выберите Группировать. В появившемся диалоговом окне Группирование, выберите пункт Дни в поле С шагом и укажите количество дней 7. Если необходимо, можно изменить стартовую дату на другую. Жмем ОК.

группировка по неделям

Группировка числовых значений

Для начала необходимо создать сводную таблицу, и поместить в поле строк данные, которые вы хотите сгруппировать.

Обратите внимание, что данные по численности населения находятся в поле строк.

сводная таблица без группировки

Выделите поле, которое вы хотите сгруппировать, и перейдите по вкладке Работа со сводными таблицами -> Группировать -> Группировка по полю.

группировка по полю

В появившемся диалоговом окне Группирование, настройте диапазон группировки и шаг. В нашем случае, мы выставили диапазон от 0 до 12000 с шагом 1000.

группирока по выделенному полю

В поле Значения поместите данные, которые вы хотите свести по сгруппированным данным. В нашем примере, я хочу увидеть количество регионов в каждом диапазоне численности.

список полей сводной таблицы

Получившаяся сводная таблица показывает частотное распределение численности населения регионов России.

сводная таблица с группировкой

Группировка текстовых полей

Пункт Группировать будет недоступен из выпадающего меню, если вы щелкните правой кнопкой мыши по текстовому полю. Их необходимо группировать вручную.

Выберите поле, которое вы хотите сгруппировать. На ленте перейдите по вкладке Работа со сводными таблицами -> Группировать -> Группа по выделенному.

Читайте так же:
Можно ли восстановить удаленные письма на яндексе

группировка текстовых полей

Чтобы переименовать название группы, щелкните по полю левой кнопкой мыши и в строке формул введите свое название.

Варианты

Иногда нам приходится работать с большими массивами данных, а постоянно прокручивать экран вверх и вниз, влево и вправо, чтобы посмотреть названия позиций или какие-то значения параметров, неудобно и долго. Хорошо, что Excel предоставляет возможность закрепления областей листа, а именно:

  1. Верхней строки. Такая необходимость часто возникает, когда у нас много показателей и они все отражены в верхней части таблицы, в шапке. Тогда при прокрутке вниз мы просто начинаем путаться, в каком поле что находится.
  2. Первого столбца. Тут ситуация аналогичная, и наша задача упростить себе доступ к показателям.
  3. Произвольной области в верхней и левой частях. Такая опция значительно расширяет наши возможности. Мы можем зафиксировать не только заголовок таблицы, но и любые ее части, чтобы сделать сверку, корректно перенести данные или поработать с формулами.

Давайте разберем эти варианты на практике.

Как сгруппировать строки в Excel?

Организация больших данных путем объединения данных подкатегорий — это процесс, который называется «Группировка строк»В Excel. Когда количество элементов в строке не важно, мы можем выбрать строки группы, которые не важны, но увидеть только промежуточный итог этих строк. Когда строки данных огромны, прокрутка вниз и чтение отчета может привести к неправильному пониманию, поэтому группировка строк помогает нам скрыть нежелательное количество строк.

Количество строк также велико, если рабочий лист содержит подробную информацию или данные. Как читатель отчетов, они не хотят видеть длинные строки; вместо этого они просто хотят видеть подробное представление, но в то же время, если им требуется какая-либо другая подробная информация, им нужна всего лишь кнопка, чтобы развернуть или свернуть представление по мере необходимости.

В этой статье мы покажем вам, как группировать строки в Excel с помощью разворачивания / свертывания, чтобы максимально использовать технику просмотра отчетов.

Группировать строки в Excel

Как сгруппировать строки в Excel с помощью разворачивания / сворачивания?

Например, посмотрите на данные ниже.

Как сгруппировать строки в Excel, пример 1.0

В приведенной выше таблице данных у нас есть данные о продажах и затратах, относящиеся к городу и штату, но если вы посмотрите на первые две строки данных, у нас есть штат «Калифорния» и город «Лос-Анджелес», но продажи произошли в разные даты, поэтому каждый, кто читает отчеты, предпочитает читать продажи по штатам и по городу в одном столбце, поэтому, группируя строки, мы можем создать сводное представление в одну строку.

Читайте так же:
Можно ли заряжать аккумулятор блоком питания

Выполните следующие шаги, чтобы сгруппировать строки в Excel.

Шаг 1: Сначала создайте промежуточный итог, как показано ниже.

Пример 1.1

Шаг 2: Теперь выберите первые строки штата (Калифорния), исключая промежуточные итоги.

Как сгруппировать строки в Excel, пример 1.2

Шаг 3: Перейдите на вкладку ДАННЫЕ и выберите опцию «Группа».

Пример 1.3

Шаг 4: Щелкните раскрывающийся список в Excel «Группа» и снова выберите «Группа».

Как сгруппировать строки в Excel, пример 1.4

Шаг 5: Теперь он спросит вас, группировать ли строки или столбцы. Поскольку мы группируем «Ряды,»Выберите строки и нажмите ОК.

 Пример 1.5

Шаг 6: В тот момент, когда вы нажмете «ОК», вы увидите линию стыка с левой стороны.

Как сгруппировать строки в Excel, пример 1.6

Нажми на «МИНУС»Значок и увидеть волшебство.

Пример 1.7

Теперь мы могли видеть только общую сводку по городу «Калифорния», опять же, если вы хотите увидеть подробную сводку по городу, вы можете щелкнуть значок «ПЛЮС», чтобы развернуть представление.

Теперь снова выберите город «Колорадо»И нажмите«Группа»Вариант.

Как сгруппировать строки в Excel, пример 1.8

Теперь он будет сгруппирован для «Колорадо» штат.

Пример 1.9.0

Группировать с помощью сочетания клавиш

С помощью простого ярлыка в Excel мы можем очень легко группировать выбранные строки или столбцы. Сочетание клавиш для быстрой группировки данных: SHIFT + ALT + клавиша со стрелкой вправо.

Сочетание клавиш для группы

Сначала выберите строки, которые нужно сгруппировать.

Как сгруппировать строки в Excel, пример 1.10

Теперь нажмите горячую клавишу SHIFT + ALT + клавиша со стрелкой вправо чтобы сгруппировать эти строки.

 Пример 1.11

Выше мы видели, как сгруппировать данные и как сгруппировать строки с опцией развертывания и свертывания с помощью значков ПЛЮС и МИНУС.

Единственная проблема с вышеупомянутым методом заключается в том, что нам нужно делать это для каждого состояния индивидуально, поэтому это занимает много времени, когда существует много состояний. Какова будет ваша реакция, если я скажу, что вы можете группироваться одним щелчком мыши .

Удивительно, не правда ли? Используя «Авто контур,”Мы можем автоматически группировать данные.

Читайте так же:
Дайте определение функции в microsoft excel

Пример # 1 — Использование Auto Outline

Первое, что нам нужно сделать, это создать строки промежуточных итогов.

Как сгруппировать строки в Excel, пример 2

Теперь поместите курсор в диапазон данных. В раскрывающемся списке «Группа» мы можем увидеть еще один вариант, кроме «Группа», то есть «Авто контур. »

Пример 2.1

В тот момент, когда вы нажмете на эту опцию «Auto Outline», она сгруппирует все строки, которые находятся над строкой промежуточных итогов.

Как сгруппировать строки в Excel, пример 2.2

Как это круто . Очень круто, не правда ли ??

Пример # 2 — Использование промежуточных итогов

Если группировка строк для отдельного города является единственной проблемой, то даже перед группировкой строк возникает другая проблема, то есть добавление строк промежуточных итогов.

Когда есть сотни состояний, сложно создать строку промежуточных итогов для каждого состояния отдельно, поэтому мы можем использовать опцию «Промежуточный итог», чтобы быстро создать промежуточный итог для выбранного столбца.

Например, до создания промежуточного итога у нас были данные, подобные приведенным ниже.

Пример 2.3

На вкладке «Данные» у нас есть опция «Промежуточный итог«Рядом с»Группа»Вариант.

Как сгруппировать строки в Excel, пример 2.4

Щелкните этот параметр, выбрав любую из ячеек диапазона данных; сначала будет показан вариант ниже.

Пример 2.5

Сначала выберите столбец, в котором должен быть промежуточный итог; в этом примере нам нужен промежуточный итог для «Состояние,», Поэтому выберите то же самое в раскрывающемся списке« При каждом изменении ».

Как сгруппировать строки в Excel, пример 2.6

Затем нам нужно выбрать тип функции, поскольку мы добавляем все значения, чтобы выбрать «Сумма»В Excel.

Пример 2.7

Теперь выберите столбцы, которые нужно суммировать. Нам нужно резюме «Продажи и стоимостьСтолбцы, поэтому выбирайте то же самое. Нажмите «ОК».

Вложенные группы

Пример использования

Представляют собой обычные группы. В этом случае структура собирается по принципу снизу-вверх. То есть, сначала объединяются меньшие компоненты, а потом большие. Называют такую структуру многоуровневой группировкой. Следует визуально выделить общий параметр, который находится на верхнем уровне, а потом определить его структурные единицы. В конкретном примере это имеет вид:

Порядок добавления единиц не важен. Главное, чтобы сохранялась развёртка верхней единицы. В конкретном примере порядок создания структуры имел вид: группировка месяцев, после которой они были свёрнуты и сгруппированы уже кварталы. Таким образом, удалось добиться условной единицы «полугодие».

Читайте так же:
Можно ли держать синицу дома в клетке

Примечание! В квартал входит 3 месяца, а в полугодие 6. При составлении таблицы для примера — это правило было нарушено. Здесь в квартал входит 4 месяца, а в полугодие 8, что является фактическим нарушением принятых норм.

Пока есть возможность определить наименьшую структурную единицу и разобрать, в какой элемент она входит, можно изменять структуру для оптимальной работы. Проблемой будет только удаление компонентов.

Пример 2: Группировка в сводной таблице по диапазону

Предположим, мы создали сводную таблицу (как на картинке ниже), которая группирует список из 150 детей по возрасту. Группы делятся по возрастам от 5 до 16 лет.

Группировка в сводных таблицах Excel

Если нужно пойти еще дальше и объединить возрастные группы в категории 5-8 лет, 9-12 лет и 13-16 лет, то можно поступить вот так:

    Кликните правой кнопкой мыши по левому столбцу сводной таблицы (столбец с возрастами) и выберите команду Группировать (Group). Появится диалоговое окно Группирование (Grouping) для чисел.Excel автоматически заполнит поля Начиная с (Starting At) и По (Ending At) минимальным и максимальным значениями из наших исходных данных (в нашем примере это 5 и 16).

Группировка в сводных таблицах Excel

Группировка в сводных таблицах Excel

Будьте осторожны при группировании листов

Когда вы группируете листы, возможно, вы забудете разгруппировать эти листы и продолжить работу с ними. Это будет означать, что все, что вы делаете, когда листы сгруппированы, произойдет во всех сгруппированных листах.

Это особенно актуально, когда вы группируете только определенные листы. В этом случае, даже когда вы переходите к другим листам (которые также являются частью группы), это не разгруппирует листы.

Как этого избежать?

Вы можете быть более осторожными при работе с сгруппированными листами. Есть несколько визуальных подсказок, которые помогут вам заметить, что листы находятся в сгруппированном режиме:

  • К имени книги добавляется слово [Группа] (в конце).
  • Сгруппированные листы немного другого цвета (светло-серые).

Еще одна вещь, которую вы можете сделать, чтобы не потерять работу из-за этого, — это создать резервную копию. В худшем случае это позволит вам вернуть работу (до того, как вы сгруппировали листы).

Несмотря на все визуальные подсказки, я видел, как люди (включая меня) ошибались, потому что они забыли разгруппировать листы. Поэтому будьте особенно осторожны при использовании функции группировки листов.

Читайте так же:
Где клавиша option на macbook pro

12 комментариев

Добрый день!
Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

Здравствуйте, Кир.
Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

Добрый день!
Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector